Nên bắt đầu ứng dụng AI từ đâu trong doanh nghiệp: chọn việc đầu tiên
Nên bắt đầu ứng dụng AI từ đâu trong doanh nghiệp? Hãy bắt đầu từ một việc nhỏ, lặp lại hằng ngày, đang làm bằng tay và có số liệu để đo trước sau, thay vì bắt đầu từ công cụ đang được nhắc nhiều. Chọn đúng việc đầu tiên quan trọng hơn chọn công nghệ đẹp. Bài này đưa một bộ lọc để bạn tự chấm điểm các việc ứng viên trong xưởng và văn phòng.
Nên bắt đầu ứng dụng AI từ đâu trong doanh nghiệp: từ danh sách việc lặp lại
Điểm xuất phát tốt là một việc hẹp, có đầu vào và đầu ra rõ, đang ngốn công người mỗi ngày. Việc càng cụ thể thì càng dễ đo và càng ít rủi ro khi làm thử.
Nhiều chủ doanh nghiệp hỏi ngược: "AI làm được gì cho công ty tôi?". Câu hỏi đúng hơn là: "Việc nào đang tốn thời gian nhất mà không cần suy nghĩ nhiều?". Có danh sách đó rồi mới ghép công nghệ vào.
Cách làm: ngồi với từng trưởng bộ phận, liệt kê các việc lặp lại trong một tuần như nhập liệu, đối chiếu chứng từ, làm báo cáo, trả lời cùng một loại câu hỏi của khách, theo dõi đơn hàng. Chưa cần nghĩ đến giải pháp ở bước này, chỉ cần một danh sách thật, viết ra giấy.
VIMGROUP cũng đi theo hướng ấy: định hướng của chúng tôi là chuyển dần từ sản xuất truyền thống sang doanh nghiệp số, bắt đầu từ vận hành thực tế chứ không từ khẩu hiệu.
Bốn tiêu chí chấm điểm việc đầu tiên
Một việc đáng làm đầu tiên khi đạt cả bốn tiêu chí dưới đây; thiếu một tiêu chí thì nên để lại sau.
| Tiêu chí | Câu hỏi tự kiểm tra | Dấu hiệu nên chọn |
|---|---|---|
| Lặp lại | Việc này xảy ra hằng ngày hay hằng tuần? | Làm theo cùng một khuôn nhiều lần |
| Có dữ liệu | Đầu vào có sẵn dạng file, phiếu, tin nhắn không? | Dữ liệu đã tồn tại, chỉ chưa được xử lý gọn |
| Đo được | Có đo được thời gian hoặc số lỗi hiện tại không? | Có mốc "trước" để so với "sau" |
| Rủi ro thấp | Nếu làm sai, hậu quả có sửa được không? | Có người kiểm tra kết quả cuối cùng |
Việc nào chỉ người lâu năm biết làm, hoặc dữ liệu nằm rải rác trong sổ tay và trong đầu nhân viên, thì chưa nên là việc đầu tiên. Chuẩn hóa cách làm và dữ liệu phải đi trước.
So sánh ba hướng khởi đầu: ưu, nhược, khi nào chọn
Doanh nghiệp vừa và nhỏ thường cân nhắc giữa ba hướng, mỗi hướng hợp một hoàn cảnh.
- Dùng công cụ AI có sẵn cho nhân viên: nhanh, ít tốn kém, thử sai dễ. Nhược điểm là mỗi người dùng một kiểu, khó chuẩn hóa, dễ lộ dữ liệu nếu không có quy định về thông tin được đưa vào. Hợp khi bạn muốn làm quen trước.
- Tự động hóa một quy trình cụ thể bằng phần mềm: kết quả ổn định, đo được rõ. Nhược điểm là phải mô tả quy trình thật kỹ, đổi quy trình là phải chỉnh lại. Hợp khi việc đã rõ và lặp lại nhiều.
- Thuê đối tác xây giải pháp theo nhu cầu: có đơn vị chịu trách nhiệm triển khai và hỗ trợ sau đó. Nhược điểm là bạn phải làm việc nghiêm túc ở khâu khảo sát và nghiệm thu. Hợp khi doanh nghiệp không có đội kỹ thuật nội bộ.
Muốn nắm kỹ phần nền, bạn có thể đọc thêm tự động hóa quy trình vận hành doanh nghiệp là gì và bắt đầu từ đâu.
Câu hỏi nên hỏi đối tác trước khi ký
Nếu chọn thuê đối tác, hãy hỏi những câu cụ thể để tách đơn vị làm thật khỏi đơn vị chỉ giới thiệu công nghệ.
- Họ có khảo sát quy trình thực tế của bạn trước khi đề xuất giải pháp, hay đưa ngay một gói có sẵn?
- Việc đầu tiên được chốt rõ chưa: đầu vào là gì, đầu ra là gì, ai kiểm tra kết quả?
- Tiêu chí nghiệm thu có ghi trong hợp đồng không?
- Dữ liệu của bạn lưu ở đâu, ai được truy cập?
- Sau triển khai, ai hỗ trợ khi hệ thống chạy sai hoặc quy trình thay đổi?
Quy trình hợp tác của VIMGROUP gồm năm bước: khảo sát và tư vấn, giải pháp và thiết kế, ký kết, triển khai và vận hành, đồng hành sau triển khai. Bạn xem chi tiết tại quy trình hợp tác 5 bước. Dù chọn đối tác nào, hãy lấy danh sách trên làm thước đo.
Sai lầm hay gặp và khi nào chưa nên làm
Sai lầm phổ biến nhất là làm quá rộng ngay từ đầu, muốn "số hóa toàn bộ" trong một lần. Dự án kéo dài, nhân viên chán và không ai nhớ ban đầu muốn giải quyết việc gì.
- Mua công cụ trước, tìm việc sau.
- Giao hết cho một người phụ trách công nghệ mà không có người làm nghiệp vụ tham gia.
- Không đo trước khi làm, nên sau đó không biết có hiệu quả hay không.
- Bỏ qua việc hướng dẫn nhân viên dùng kết quả.
Nên hoãn khi quy trình còn lộn xộn, mỗi ca làm một kiểu, hoặc dữ liệu ghi chép chưa đều. Lúc đó việc đầu tiên chưa phải AI mà là thống nhất cách làm. Nếu cần thêm góc nhìn về cách vào việc, bài ứng dụng AI trong doanh nghiệp vừa và nhỏ: bắt đầu đúng cách có thể bổ sung cho bạn.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ có cần đội kỹ thuật riêng mới ứng dụng AI được không?
Không bắt buộc. Với việc đơn giản, nhân viên nghiệp vụ có thể dùng công cụ có sẵn. Với việc phức tạp hơn, bạn có thể làm việc với đối tác triển khai. Điều cần có là một người trong công ty hiểu quy trình để nghiệm thu.
Nên thử trước ở phòng ban nào?
Chọn nơi có nhiều việc lặp lại và dữ liệu sẵn có, thường là kế toán, kho, mua hàng hoặc chăm sóc khách hàng. Phòng ban nào có trưởng bộ phận sẵn sàng thử và chịu đo kết quả thì làm trước.
Làm sao biết lần thử đầu tiên có hiệu quả?
So với mốc trước khi làm: thời gian xử lý, số lỗi, số lần phải can thiệp bằng tay. Nếu chưa có mốc, hãy đo trước khi triển khai, vì không có mốc thì không đánh giá được.
Doanh nghiệp đang tìm đối tác cung ứng vật tư, năng lượng hay giải pháp AI cho vận hành? Gửi yêu cầu hợp tác, đội ngũ VIMGROUP sẽ liên hệ tìm hiểu nhu cầu cụ thể của bạn.